Beglaubigung von Urkunden für die Verwendung im Ausland, einschließlich Erteilung von Apostillen


Ihre Ansprechstelle:

Personelles Statusrecht,
Ausländerrecht

Tel: 0931/380-1523
Fax: 0931/380-2523
Raum S 104 ,
Eingang Stephanstr. 2
97070 Würzburg

Erreichbarkeit:
Montag bis Donnerstag von 8:00 bis 11:30 Uhr,
ansonsten nur nach vorheriger telefonischer Absprache.

Beschreibung

Deutsche öffentliche Urkunden werden im Ausland in der Regel nur anerkannt, wenn ihre Echtheit durch die jeweils zuständige Vertretung des ausländischen Staates in der Bundesrepublik Deutschland bestätigt worden ist (Legalisation).

Grundsätzlich ist aber vor der Legalisation eine Beglaubigung der betreffenden Dokumente durch die zuständigen deutschen Behörden notwendig. Mit dieser Beglaubigung wird die Echtheit der Unterschriften auf den Dokumenten, die Berechtigung der Unterzeichner zur Ausstellung der Dokumente sowie die Echtheit der Dienstsiegel der ausstellenden Behörde geprüft und bestätigt. Für die Beglaubigung von Urkunden oder Dokumenten, die z. B. von den Gemeinde-, Stadt- und Kreisverwaltungen oder von Schulen im Regierungebezirk Unterfranken, von der Universität Würzburg, von den Fachhochschulen Würzburg-Schweinfurt und Aschaffenburg, von den Industrie- und Handelskammern Würzburg-Schweinfurt und Aschaffenburg, von der Handwerkskammer für Unterfranken oder von sonstigen der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehenden Behörden (nicht hingegen von Gerichten oder von Notaren) ausgestellt worden sind, ist die Regierung von Unterfranken zuständig.

Für Staaten die dem Haager Übereinkommen vom 05.10.1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation beigetreten sind, genügt es, die erforderlichen Dokumente mit einer sogenannten Apostille zu versehen. Mit der Apostille wird die deutsche öffentliche Urkunde direkt im Ausland anerkannt. Auch die Apostille wird von der Regierung von Unterfranken erteilt.

Voraussetzungen

Von der Regierung von Unterfranken können nur Original-Dokumente (z.B. Urkunden, Diplome, Zeugnisse, Bescheinigungen) oder amtlich beglaubigte Kopien von öffentlichen Urkunden, die im Regierungsbezirk Unterfranken von einer Behörde ausgestellt worden sind, beglaubigt werden. Nicht von uns beglaubigt werden hingegen gerichtliche Entscheidungen, Schriftstücke von Notaren (hier: zuständiges Landgericht) oder Führungszeugnisse (hier: Bundesverwaltungsamt, Barbarastr.1, 50735 Köln).

Bitte beachten Sie, dass Urkunden und Dokumente von kreisangehörigen Gemeinden (alle Gemeinden außer den kreisfreien Städten Aschaffenburg, Schweinfurt und Würzburg) und von Verwaltungsgemeinschaften in Unterfranken eine Vorbeglaubigung durch das zuständige Landratsamt benötigen. Auch bei Dokumenten anderer Behörden (Schulen, Universität, Fachhochschulen ...) ist im Regelfall eine interne Vorbeglaubigung durch die jeweils zuständige Vorbeglaubigungsstelle erforderlich, die Sie vorher von uns telefonisch erfragen sollten. Wenden Sie sich in solchen Fällen dann zunächst dorthin. Sofern eine Apostille in Frage kommt, darf die Vorbeglaubigung nicht auf der Urkunde oder auf dem Dokument, sondern nur auf einem gesonderten Blatt vorgenommen werden.

Ihre Dokumente zur Beglaubigung oder zur Ausfertigung einer Apostille senden Sie bitte mit unten abrufbarem Antragsformular oder formlos an diese Anschrift:

Regierung von Unterfranken
Sachgebiet 11
- Beglaubigungsstelle -
Peterplatz 9
97070 Würzburg

Bitte geben Sie immer den Staat an, in dem die Urkunde vorgelegt werden soll.

Sie können auch persönlich zu uns kommen. Die Beglaubigungsstelle hat folgende Öffnungszeiten:

Montag bis Donnerstag von 8:00 bis 11:30 Uhr,
ansonsten nur nach vorheriger telefonischer Absprache.

Noch eine Empfehlung von uns:
Erkundigen Sie sich rechtzeitig bei den zuständigen Behörden im Verwendungsland oder deren konsularischen Vertretungen in Deutschland, welche Dokumente Sie dort vorlegen müssen und wie alt diese sein dürfen (z.B. nicht älter als 6 Monate).

Wichtiger Hinweis

Beglaubigungsvermerke und Apostille sind keine Dekoration oder Aufwertung von Dokumenten. Sie sind auch nicht für Vorsorge oder Wertsicherung geeignet. Die Vermerke dienen ausschließlich zur Vorlage bei ausländischen Behörden.

Staatsangehörigkeitsausweise und Katasterauszüge sind ausnahmslos postalisch zur Bearbeitung einzureichen.

Kosten

Die Gebühr beträgt je Dokument 20,00 Euro, dazu kommen noch die Auslagen für den Versand.

Rechtsgrundlagen

Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums des Innern vom 18.11.2010 Az.: IA3-1023.2-81 über die Verwendung deutscher Urkunden im Ausland (AllMBl 2010 S. 395);
Zwei- oder mehrseitige zwischenstaatliche Übereinkommen;
Haager Übereinkommen vom 05.10.1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation

Weitere Informationen

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Stand: 29.01.2018