Digitales Bürgerbüro Gesundheitsfachberufe (Approbation und Berufserlaubnisse)

Die Regierung von Unterfranken verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Videokonferenzen unter Einsatz von „Cisco Webex“.

Mit diesem Datenschutzhinweis informiert die Regierung von Unterfranken Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten bei Videokonferenzen mit „Cisco Webex“. 

1. Name und Kontaktdaten des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen

Regierung von Unterfranken vertreten durch den Regierungspräsidenten Dr. Eugen Ehmann

Peterplatz 9
97070 Würzburg
Telefon: 0931 380-00
E-Mail: poststelle@reg-ufr.bayern.de

Bitte beachten:

Soweit Sie die Internetseite von „Cisco Webex“ aufrufen, ist der Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Cisco Webex“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung des Dienstes herunterzuladen. Sie können „Cisco Webex“ auch über die „Cisco Webex“-App nutzen.

2. Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter
der Regierung von Unterfranken:

Peterplatz 9
97070 Würzburg
Telefon: 0931 380-00 (Vermittlung)
E-Mail: datenschutz@reg-ufr.bayern.de

3. Umfang der Verarbeitung 

Bei der Nutzung von „Cisco Webex“ werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einer Videokonferenz machen und welche Einstellungen Sie vornehmen.

Um den Meetingraum zu betreten, müssen Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angeben. Die Angabe von Telefonnummer, Anschrift und ein Profilbild sind nicht notwendig. Ihr Name ist für andere Teilnehmer sichtbar. Die Meeting- Kennnummer und das Meeting -Passwort werden durch „Cisco Webex“ zur Verfügung gestellt. 

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung

(optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden. Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einer Videokonferenz die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der Videokonferenz anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. 

Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Cisco Webex“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Die Voreinstellungen werden vonseiten der Regierung von Unterfranken so getroffen, dass keine Text-, Audio und Videodaten von Ihnen verarbeitet werden, ohne dass Sie selbst diese Verarbeitung veranlassen.

Für die Nutzung von „Cisco Webex“ Meetings können von Cisco Registrierungsinformationen (u.a. Name, E-Mailadresse, Browser) sowie Benutzungsinformationen (u.a. Teilnehmer-IP-Adressen oder Hardware- und Betriebssystem- Informationen) verarbeitet werden.

Unsere Videokonferenzen werden nicht aufgezeichnet. Es werden keine Screenshots der Teilnehmer aufgenommen. Der Chatverlauf wird nicht protokolliert. Sollte ausnahmsweise eine Aufzeichnung erfolgen, ist dies nur nach vorheriger ausdrücklicher Einwilligung zulässig (vgl. Ziffer 4).

4. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden von der Regierung von Unterfranken zum Zweck der Erfüllung der der Regierung von Unterfranken obliegenden Aufgaben verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 UAbs. 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 Abs. 1 BayDSG). 

Eine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (insb. Gesundheitsdaten) sollte insbesondere auch wegen der Drittlandverarbeitung (vgl. untenstehende Ausführungen bei Ziffer 6) vermieden werden und kann nur unter Einhaltung der Vorgaben nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO erfolgen. Denkbar ist hier insbesondere Art. 9 Abs. 2 Buchst. i DSGVO (öffentliches Interesse im Bereich der öffentlichen Gesundheit insb. unter Wahrung von Berufsgeheimnissen) in Verbindung mit Normen z.B. des GDVG oder IfSG.   

Sofern Sie an der Videokonferenz als Beschäftigter eines Unternehmens oder sonstiger Person teilnehmen, liegt ein berechtigtes Interesse vor, sodass Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 UAbs. 1

Buchst. f DSGVO ist. Im letzteren Fall steht Ihnen ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO zu. 

Sollte keine der angegebenen Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung dem Inhalt des Gesprächs der Videokonferenz entsprechen, bleibt die Möglichkeit der Einholung einer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 UAbs. 1 Buchst. a, Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO. Voraussetzung hierfür ist eine freiwillige Teilnahme und eine Information der beteiligten Person über den genauen Zweck der Datenverarbeitung. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was dann jedoch für den Widerrufenden zur Beendigung der Teilnahme an der Videokonferenz führt.  

Das Tool „Cisco Webex“ wird genutzt, um die jeweiligen dienstlichen Aufgaben der Teilnehmer der Videokonferenz auch digital erfüllen zu können. 

Eine Aufzeichnung der Videokonferenz ist grundsätzlich nicht zulässig und bedarf im Ausnahmefall der ausdrücklichen und später nachweisbaren Einwilligung aller Beteiligten.